Utilisation des contacts de compagnie sur le serveur de courriels

Assurez-vous qu'un conduit d'accès au serveur de courriels est établi et fonctionnel. Voici comment configurer Evatel pour qu'elle utilise les contacts publics sur le serveur de courriels de votre compagnie::

• Cliquez sur Configuration puis Accès aux contacts pour lancer la configuration des contacts de la compagnie.
• Sélectionnez l'option d'utiliser les contacts sur le serveur de courriels. La page de gestion des contacts de compagnie sur le serveur de courriels s'affiche vous offrant la possibilité de spécifier la catégorie et/ou le sous-répertoire des contacts de compagnie à utiliser par votre assistante virtuelle.
• Remplissez les champs si requis:
  • URL pour accéder au dossier ou sous-répertoire des contacts publics
  • la catégorie des contacts à utiliser
  • les codes d'accès au répertoire des contacts publics (nom d'usager et mot de passe) si requis.

  Pour en savoir plus sur comment remplir ces champs, allez à Sélectionner les contacts de compagnie à télécharger du serveur de courriels

• Cliquez Soumettre pour confirmer et valider les paramètres d'accès aux contacts de compagnie.

Si vous préférez, vous pouvez aussi gérer vos contacts de compagnie sur le portail Web.

Vous pouvez spécifier la Catégorie et/ou le Sous-répertoire des contacts de compagnie à télécharger de votre serveur de courriels. Par défaut, Tous les contacts emmagasinés dans le dossier des Contacts Publics incluant toutes les catégories et les sous-répertoires seront téléchargés et utilisés sauf si leur nombre dépasse la limite établie pour votre compte de compagnie.
Voici comment vous pouvez spécifier quel sous-répertoire ou catégorie de contacts à utiliser lors de vos sessions téléphoniques:

• Si vos contacts sont dans un sous-répertoire de vos Contacts Personnels, entrez le nom de ce sous-répertoire. Par défaut, tous les contacts dans votre dossier de Contacts Personnels (incluant ses sous-répertoires) seront téléchargés et utilisés.
• Si vous avez marqué les contacts à être téléchargés par une catégorie spécifique, entrez le nom de cette Catégorie. Par défaut, tous les contacts dans votre dossier de Contacts Personnels et/ou le sous-répertoire seront utilisés peu importe leur catégorie.
• Cliquez sur Soumettre Changements pour valider les paramètres de sélection des contacts à utiliser par téléphone.

Le portail Web s'assure que les nouveaux paramètres d'accès à vos contacts sont valides avant de les sauvegarder. En cas de problème,  des messages d'erreurs sont affichés sans modifier vos anciens paramètres d'accès.

Assurez-vous que tous les numéros de téléphone de vos contacts sont en format TAPI pour permettre à l'assistante de les appeler correctement. Les numéros de téléphone doivent commencer par le signe plus (+), suivi du code de pays, du code régional et du numéro de téléphone avec ou sans une extension de PBX. Suivez les instructions décrites dans Comment formater les numéros de téléphone de vos contacts dans Outlook pour entrer et formater les numéros de téléphone de vos contacts.

Evatel Rafraîchit automatiquement l'information de vos contacts après un certain cycle (habituellement chaque 48 heures). Cependant, il est possible de rafraîchir l'information de vos contacts manuellement à partir de Portail Web comme suit:

• Cliquez sur Contacts  dans la barre d'outils Portail Webafin d'afficher la page de gestion des contacts.
• Cliquez sur Synchroniser les contacts avec mon serveur de courriels.
  Une boîte de dialogue apparaît pour confirmer que vos contacts ont été mis à jour.
• Cliquez OK.

Cette action ne fait que mettre à jour  les contacts de compagnie utilisés par l'assistante virtuelle au téléphone.
 

À tout moment, vous pouvez changer de modes pour emmagasiner et gérer vos contacts de compagnie sur Portail Web. Voici comment:

• Cliquez sur Contacts  pour afficher la page de gestion des contacts.
• Cliquez sur Modifier l'accès aux contacts.
• Sélectionnez l'option "Sur le Portail Web" puis cliquez Soumettre pour confirmer.

La page de gestion des contacts de compagnie sur le portail Web s'affiche vous offrant la possibilité d'ajouter, importer et gérer vos contacts.